Langkah-langkah Membuka Kantor Notaris dan Cara Mengelolanya dengan Baik

Selain memenuhi persyaratan yang berlaku, untuk menjadi seorang notaris yang profesional Anda membutuhkan sebuah kantor untuk memberikan pelayanan hukum.  Namun, membuka kantor notaris tidaklah semudah yang dibayangkan. Terdapat beberapa hal teknis dan nonteknis yang perlu diperhatikan. Berikut ini kami ulas perihal yang harus diperhatikan sebelum Anda membuka kantor notaris sendiri.

1. Penuhi Persyaratan Formal

Merunut kepada UU Nomor 20 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris, menjelaskan bahwa sebelum melaksanakan jabatannya, setelah pengambilan sumpah jabatan, notaris harus menyampaikan alamat kantor, contoh tanda tangan, dan paraf, serta stempel jabatan kepada instansi-instansi terkait agar dapat diregister untuk menghindari penyalahgunaan data Anda sebagai notaris.

2. Tentukan Wilayah Kantor

Calon notaris perlu menentukan akan menjalankan kantornya di wilayah mana dengan memilih wilayah yang akan dimohonkan, calon notaris dapat melihat formasi notaris di wilayah mana yang memiliki slot kosong. Anda dapat mengakses informasi tersebut di http://ahu.go.id/formasiNotaris

3. Siapkan Kantor dan Kebutuhannya

Kantor notaris yang baik sebaiknya memilki beberapa ruangan untuk menunjang bisnisnya, seperti ruang tempat menerima tamu, ruang rapat, ruang kerja notaris dan karyawan, serta ruang arsip. Di samping itu, menyiapkan keperluan kantor seperti komputer, printer, dan jaringan internet di era sekarang sangat penting untuk disiapkan di awal untuk menunjang pekerjaan notaris.

4. Pekerjakan Dua Karyawan

Saat membuka kantor notaris harus memiliki setidaknya pegawai minimal dua orang. Hal tersebut berguna sebagai syarat sah akta yang harus dihadiri oleh dua orang saksi pada saat penandatanganan. Selain itu, sebaiknya mereka juga difungsikan sebagai karyawan bagian legal dan bagian administrasi (sekretaris) yang memiliki sikap rapi dan disiplin dalam menjalankan tata cara pekerjaan.

Aturan ini sebagaimana diatur dalam UU Jabatan Notaris yang baru, UU Nomor 20 Tahun 2014, Pasal 16 ayat (1):

“Dalam menjalankan jabatannya, notaris wajib membacakan Akta di hadapan penghadap dengan dihadiri oleh paling sedikit 2 (dua) orang saksi, atau 4 (empat) orang saksi khusus untuk pembuatan Akta wasiat di bawah tangan, dan ditandatangani pada saat itu juga oleh penghadap, saksi, dan Notaris.”

5. Buatlah SOP Pekerjaan yang Baik

Dalam menjalankan kantor, diperlukan sistem kerja yang rapi dan baik agar hasilnya maksimal. Berikut adalah alur kerja kantor notaris yang baik:

• Mencatat semua pekerjaan yang masuk sebagai arsip surat masuk,
• Mengirimkan penawaran biaya atas pekerjaan ke klien melalui korespondensi yang disetujui
• Membuat draft atas akta yang dibutuhkan. Dalam proses ini akan banyak revisi dan perbaikan sesuai dengan kebutuhan klien.
• Penandatanganan akta oleh notaris dan klien
• Serah Terima Akta yang telah ditandatangani dan di salin kepada klien. Jangan lupa untuk menuliskan akta yg keluar pada arsip surat keluar.
• Menyiapkan invoice/ tagihan beserta faktur pajaknya. 

6. Ciptakan Sistem Arsip yang Rapi

Penataan Arsip Kantor Notaris merupakan bagian penting dalam bisnis dan diatur dalam undang-undang no 2 tahun 2014, seperti:

• Buku Repertorium.
• Daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan.
• Buku Daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan.
• Daftar Protes.
• Daftar Wasiat.
• Klapper Buku Daftar Akta.
• Klapper Buku Daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan.

Banyaknya akta dan dokumen penting lainnya yang perlu anda siapkan, tentu sangat sulit bagi Anda untuk mengatur dan mengontrol pekerjaan tersebut. Dengan Notarius, anda dapat menggunakan fitur-fitur lengkap yang tersedia untuk melakukan proses kerja notaris seperti pengelolaan order, akta, tagihan, kwitansi, titipan pajak dan proses operasional lainnya. Kami dapat membantu Anda menciptakan alur kerja dan sistem arsip yang efektif dan efisien di kantor Anda sendiri melalui gawai pribadi. Tak kalah penting, anda sebagai Notaris, dapat menginstruksikan dan mengontrol pekerjaan karyawan Anda kapan dan dari mana saja. Anda dapat mengubah pola pekerjaan yang serba cepat dan online dengan memanfaatkan fitur-fitur dari software kami dan jadilah Notaris/PPAT yang unggul di era digital. Daftar sekarang di https://notarius.id/.